Articole
AFIR a publicat versiuna consultativă a Ghidului solicitantului DR-31 „Contribuții financiare la plata primelor de asigurare”
1 septembrie 2026
7 septembrie 2026
Firmele românești care desfășoară activități în afara granițelor – transport internațional, participare la târguri și evenimente, achiziții de servicii sau bunuri din alte state ale Uniunii Europene – ajung frecvent să plătească TVA în statul membru respectiv, fără a fi înregistrate fiscal acolo. Această taxă nu este pierdută: legislația europeană, transpusă și în procedurile ANAF, permite recuperarea integrală sau parțială a sumelor, însă doar dacă cererea este depusă corect și, mai ales, la timp.
Termenul limită pentru depunerea cererii de rambursare este 30 septembrie a anului următor celui în care a fost efectuată cheltuiala. Pentru TVA plătită în 2025, spre exemplu, cererea trebuie depusă cel târziu până la 30 septembrie 2026. Ratarea acestui termen înseamnă pierderea definitivă a dreptului de rambursare, indiferent de valoarea sumelor implicate.
În acest articol, echipa Mușat Partners explică cine poate depune cererea, ce cheltuieli sunt eligibile, cum funcționează procedura prin formularul 318 și ce greșeli trebuie evitate pentru a nu pierde acest drept.
Pot depune cerere de rambursare firmele înregistrate în scopuri de TVA în România, care au achiziționat bunuri sau servicii dintr-un alt stat membru al Uniunii Europene, fără a avea un sediu fix sau o înregistrare fiscală activă în acel stat.
Cele mai frecvente situații întâlnite în practică sunt cele ale companiilor de transport internațional, care plătesc TVA pentru combustibil, taxe de drum și reparații efectuate în alte țări, dar și ale firmelor care participă la evenimente, cazări sau achiziții de servicii peste graniță, în cadrul activității curente.
Categoriile de cheltuieli eligibile pentru recuperarea TVA extern includ, printre altele:
Este important de reținut că eligibilitatea diferă de la un stat membru la altul: unele țări acceptă doar facturi, altele acceptă și bonuri fiscale, cu condiții suplimentare privind valoarea maximă și datele de identificare a firmei care trebuie să apară pe document. Țări precum Ungaria, Grecia, Spania, Italia și Portugalia solicită, de regulă, exclusiv facturi.
Procedura de recuperare TVA extern se realizează integral electronic, prin depunerea Formularului 318 (Cerere de rambursare a TVA), în Spațiul Privat Virtual, folosind o semnătură electronică validă.
Cererea trebuie însoțită de documentele justificative aferente fiecărei cheltuieli și de codurile corespunzătoare tipurilor de bunuri sau servicii achiziționate. Dacă documentele sunt depuse de o altă persoană decât reprezentantul legal – un contabil, un angajat sau un consultant extern – este necesară o împuternicire, tradusă în limba statului membru din care se solicită rambursarea.
Odată depusă cererea, statul membru de rambursare are obligația de a comunica solicitantului decizia de aprobare sau respingere în termen de 4 luni de la primirea cererii. Acest termen poate fi prelungit în cazul în care autoritățile fiscale din statul respectiv solicită informații suplimentare.
Din experiența noastră în asistență fiscală, cele mai multe cereri respinse sau depuse cu întârziere se datorează unor cauze care pot fi evitate printr-o planificare atentă:
| Greșeală frecventă | Consecință | Cum se evită |
| Depunerea cererii după 30 septembrie | Pierderea definitivă a dreptului de rambursare | Monitorizarea termenului cu cel puțin o lună înainte |
| Documente incomplete sau necorespunzătoare cerințelor statului membru | Respingerea cererii sau solicitare de completări | Verificarea în avans a tipului de document acceptat (factură/bon) |
| Lipsa împuternicirii traduse, când cererea este depusă de un terț | Blocarea procesării cererii | Pregătirea din timp a împuternicirii în limba statului vizat |
| Coduri de cheltuieli incorect încadrate | Întârzieri sau respingeri parțiale | Verificarea încadrării corecte a fiecărei categorii de cheltuială |
Un exemplu întâlnit frecvent este cel al firmelor de transport internațional, care acumulează pe parcursul unui an documente de combustibil, taxe de drum și reparații din mai multe state membre, dar amână centralizarea acestora până aproape de termenul limită. În aceste condiții, o eventuală respingere pentru documente incomplete nu mai poate fi corectată la timp, iar suma respectivă se pierde definitiv pentru anul fiscal respectiv.
Recuperarea TVA din alte state membre implică reguli diferite de la o țară la alta, atât în privința documentelor acceptate, cât și a categoriilor de cheltuieli eligibile. Pentru firmele cu activitate frecventă în afara României, centralizarea documentelor pe parcursul întregului an, nu doar înainte de termenul limită, face diferența între o cerere aprobată integral și una respinsă parțial.
O echipă de consultanță fiscală poate prelua verificarea documentelor, încadrarea corectă a cheltuielilor pe fiecare stat membru și pregătirea cererii, astfel încât termenul de 30 septembrie să nu mai reprezinte un motiv de presiune de ultim moment.
Recuperarea TVA plătită în alte state membre ale Uniunii Europene este un drept real al firmelor românești, dar unul condiționat strict de respectarea termenului de 30 septembrie și de corectitudinea documentației depuse prin formularul 318. Spre deosebire de alte proceduri fiscale, acest termen nu poate fi prelungit sau recuperat ulterior.
Echipa Mușat Partners vă poate ajuta să centralizați documentele, să verificați eligibilitatea cheltuielilor pentru fiecare stat membru și să pregătiți cererea de rambursare înainte de termenul limită.
Pentru o evaluare a situației dumneavoastră și pregătirea cererii de recuperare TVA extern, vă invităm să contactați echipa noastră.
Categorii
Arhiva
