Articole

Închiderea anului contabil 2026: 10 verificări de făcut din noiembrie, nu din ianuarie

2 noiembrie 2026

Pe 31 decembrie, contabilitatea unei firme trebuie să arate ce s-a întâmplat de fapt în an: câți bani are în conturi, cât are de încasat, cât datorează, ce stocuri și ce active are. Firmele care așteaptă ultimele zile ale anului descoperă de obicei aceleași probleme: facturi lipsă, solduri care nu se potrivesc cu ale partenerilor, avansuri uitate, stocuri care nu corespund cu realitatea din depozit.

Vestea bună este că majoritatea acestor probleme se rezolvă ușor dacă le găsiți din timp. Noiembrie și decembrie sunt lunile potrivite pentru o verificare calmă, cu timp de corecție. Iată zece puncte pe care le puteți parcurge, singuri sau împreună cu contabilul dumneavoastră.

Lista este valabilă indiferent de mărimea firmei. O societate cu doi angajați și una cu cincizeci au aceleași obligații de bază: evidențe corecte, documente justificative, inventariere anuală și declarații depuse în termen. Diferă doar volumul de muncă, iar volumul mare este exact motivul pentru care merită să începeți devreme.

Cine face ce: o împărțire practică a sarcinilor

Închiderea anului nu este doar treaba contabilului. O parte din informații se află în alte departamente, iar fără ele cifrele rămân incomplete.

• Administratorul hotărăște calendarul, semnează decizia de inventariere și validează bugetul pentru anul următor.
• Contabilul reconciliază conturile, verifică înregistrările și pregătește situațiile financiare.
• Departamentul comercial sau de achiziții confirmă comenzile livrate și nefacturate, contractele în derulare și eventualele litigii cu partenerii.
• Cei care răspund de depozit și de bunurile firmei participă la inventariere și semnalează diferențele.

Când fiecare știe ce are de livrat și până când, închiderea anului nu mai este o alergătură de ultim moment.

Prima parte: cifrele și documentele

1. Revedeți rezultatele pe nouă luni. Comparați veniturile, cheltuielile și profitul din primele trei trimestre cu bugetul și cu anul trecut. Diferențele mari merită explicate acum, nu în martie, când se întocmesc situațiile financiare.
2. Reconciliați conturile bancare. Soldul din contabilitate trebuie să coincidă cu extrasele de cont, inclusiv cele în valută. Plățile nerecunoscute, comisioanele neînregistrate și încasările nealocate apar aproape întotdeauna în această etapă.
3. Verificați clienții și furnizorii. Cereți confirmări de sold partenerilor importanți. O factură înregistrată de o parte și nerecunoscută de cealaltă este mai ușor de lămurit în noiembrie decât după închiderea anului. Uitați-vă și la creanțele vechi: unele pot necesita ajustări sau măsuri de recuperare.
4. Urmăriți avansurile și decontările. Avansurile către furnizori, avansurile de la clienți și sumele decontabile ale angajaților trebuie închise cu documente justificative. Cele rămase deschise pe termen lung ridică întrebări la un control.
5. Aveți documente pentru fiecare cheltuială. Facturile, contractele, procesele-verbale de recepție și devizele trebuie să susțină cheltuielile înregistrate. Lipsa unui document poate duce la nedeductibilitatea cheltuielii.

A doua parte: patrimoniul și delimitarea perioadelor

6. Pregătiți inventarierea. Legea contabilității prevede inventarierea patrimoniului cel puțin o dată pe an, iar firma trebuie să aibă o decizie internă și o comisie desemnată. Planificați din timp data și persoanele implicate. Un inventar făcut în grabă, în ultima săptămână, produce erori.
7. Verificați mijloacele fixe. Bunurile scoase din uz, vândute sau intrate în patrimoniu trebuie reflectate corect, iar amortizarea trebuie calculată pe baza duratelor stabilite. Mijloacele fixe care nu mai există fizic, dar apar în evidență, sunt o problemă frecventă.
8. Atenție la delimitarea în timp. Serviciile prestate în decembrie, dar facturate în ianuarie, și cheltuielile plătite în avans pentru anul viitor trebuie înregistrate în perioada corectă. Aceeași regulă se aplică tranzacțiilor cu persoane afiliate, care cer documentație și atenție suplimentară.

A treia parte: obligațiile declarative și pregătirea pentru 2027

9. Verificați e-Factura și datele raportate. Asigurați-vă că facturile se transmit corect în sistemul RO e-Factura și că datele din declarația D406 (SAF-T) sunt exacte. Erorile sistematice se corectează mai ușor dacă sunt găsite devreme.
10. Pregătiți bugetul și calendarul fiscal pentru 2027. Un buget de numerar lunar, cu cel puțin trei scenarii (de bază, încasări întârziate, costuri mai mari), arată din timp unde pot apărea tensiuni. Reevaluați regimul fiscal al firmei și verificați ce se schimbă în 2027, fără să luați în calcul economii fiscale până nu sunt confirmate.

De ce merită începutul din noiembrie

Un calendar realist arată cam așa:

• octombrie–noiembrie: analiza rezultatelor pe nouă luni, reconcilieri, verificarea contractelor;
• decembrie: inventarierea, actualizarea bugetului, verificarea setărilor de facturare;
• ianuarie: confirmarea regulilor aplicabile în 2027 și actualizarea calendarului de declarații.

Avantajul principal este timpul. O eroare descoperită în noiembrie se corectează cu o notă contabilă și o discuție cu un partener. Aceeași eroare, descoperită în aprilie, poate însemna declarații rectificative și explicații suplimentare.

Greșeli pe care le vedem des

• inventarierea amânată până în ultimele zile ale anului;
• solduri de clienți și furnizori nereconciliate de ani de zile;
• avansuri „uitate” în conturi, fără document justificativ;
• cheltuieli înregistrate în anul greșit;
• decizii fiscale luate pe baza unor măsuri anunțate, dar încă neaplicabile.

Ultimul punct merită reținut. Un anunț oficial nu este automat o obligație sau o scutire. Până nu vedeți textul legal în vigoare, tratați măsurile ca pe o variantă de lucru, nu ca pe o certitudine.

Ce câștigați dacă faceți acum aceste verificări

Beneficiile se văd în trei locuri. Primul este fluxul de numerar: reconcilierea clienților și a furnizorilor scoate la iveală facturi neîncasate și plăți uitate, deci bani care pot fi recuperați sau tensiuni care pot fi evitate. Al doilea este riscul fiscal: cheltuielile susținute de documente și evidențele corecte reduc numărul întrebărilor la un eventual control. Al treilea este liniștea de la începutul anului, când situațiile financiare se pregătesc pe cifre curate, nu pe corecții de ultim moment.

Cum vă putem ajuta

Închiderea anului este mai ușoară cu o listă clară și cu cineva care o parcurge alături de dumneavoastră. Echipa de contabilitate Mușat & Partners vă poate ajuta cu verificarea evidențelor, cu pregătirea inventarierii, cu întocmirea situațiilor financiare și cu planificarea obligațiilor din 2027. Dacă doriți o discuție despre situația firmei dumneavoastră, ne găsiți la +40 724 568 885 sau pe musat-partners.ro.

Informațiile din acest articol au caracter general și nu înlocuiesc consultanța pentru situația concretă a firmei.